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title: 'Executive Assistant C-level (x/f/m) at Doctolib'
canonical: 'https://feeny.ai/job/executive-assistant-c-level-x-f-m-doctolib-paris-k1vp8bnqhd1d'
type: 'job'
last_seen: '2026-09-11'
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# Executive Assistant C-level (x/f/m) at Doctolib

- **Company:** [Doctolib](https://feeny.ai/companies/doctolib)
- **Location:** Paris, France
- **Employment:** contract
- **Work type:** hybrid
- **Posted:** 2026-05-18
- **Last confirmed live:** 2026-09-11
- **Apply:** https://jobs.ashbyhq.com/doctolib/fb4b2899-7121-4ee7-9d7a-abf4aa982a51/application

**Skills:** English (written and oral), Calendar management, Meeting orchestration, Project management (PMO), Expense reporting, Tech/SaaS experience, Scale-up environment experience, Go-to-market coordination, Process improvement

> Support the Managing Director of Doctolib France in strategic business operations, agenda management, and cross-functional coordination. Act as a trusted partner to optimize leadership impact and ensure smooth execution of priorities within a complex, fast-growing organization.

## Job description

Vos missions Au sein de l’organisation France, vous accompagnerez le Managing Director France, responsable du P&L France ainsi que de l’ensemble des équipes Commerciales, Relation Client, Growth, PA et Communication (environ 600 personnes).Vous serez intégré(e) à l'équipe "Executive Assistants". En tant que "Executive Assistant", votre rôle sera clé pour permettre au MD d'accélérer son impact sur le business. Vous l'aiderez à maîtriser son temps pour qu'il puisse se concentrer sur : la stratégie commerciale, le pilotage du P&L, le management de son équipe de leadership, l'exécution des priorités business et Vous serez un(e) véritable partenaire de confiance, capable d'anticiper les besoins du MD, de structurer les priorités dans un agenda dense et hautement visible et de fluidifier les interactions au sein d'une organisation complexe, multi-équipes et en constante évolution. Ce rôle est au cœur de l'organisation Doctolib France et offre une exposition directe aux sujets stratégiques et aux décisions les plus impactantes pour la France.

Vos responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :

- Piloter et optimiser la gestion de l'agenda du MD (priorisation, arbitrage, construction d'une "time matrix" efficace alignée avec les priorités business)
- Coordonner les échanges entre les équipes Sales, Customer Care, Growth, Marketing et les autres fonctions clés, en assurant la fluidité des sujets et des décisions
- Préparer et orchestrer les réunions clés (comités de direction, business reviews, all-hands, points stratégiques avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau)
- Assurer le suivi des actions et des next steps issus des réunions importantes et s'assurer que rien ne reste en suspens
- Anticiper les sujets critiques, résoudre les problèmes rapidement et apporter de la structure dans des situations à haute vélocité
- Gérer l'ensemble des sujets administratifs du MD (notes de frais, déplacements, outils internes, validations)
- Organiser et coordonner les événements d'équipe (team meetings, offsites, séminaires) pour la France leadership team
- Soutenir ponctuellement les N-1 du MD sur des besoins d'organisation ou de coordination ad hoc
- Contribuer à des projets transverses stratégiques en tant que PMO, sur des chantiers à fort impact pour l'organisation France

Les qualités attendues pour ce poste Avant de poursuivre votre lecture, si vous n'avez pas le profil exact décrit ci-dessous, mais que vous pensez que cette description de poste correspond à vos compétences et à vos aspirations, nous vous encourageons tout de même à postuler. Vous pourrez être le/la prochain membre de notre équipe si vous:

- Disposez d'au moins 5 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant auprès de leaders senior (C-level, Managing Director) dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance
- Avez un sens aigu du business : vous comprenez les priorités stratégiques, distinguez l'urgent de l'important et savez connecter chaque sujet à l'impact business
- Maîtrisez la coordination multi-stakeholders : vous gérez plusieurs interlocuteurs simultanément avec fluidité, professionnalisme et diplomatie, à tous les niveaux de séniorité
- Êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions : vous anticipez les problèmes avant qu'ils surviennent, trouvez des solutions rapidement et apportez structure et sérénité dans des situations mouvantes
- Savez avancer en autonomie, aller vers les bonnes personnes pour collecter l'information et faire avancer les sujets sans attendre qu'on vous les confie
- Faites preuve d'une grande intelligence émotionnelle et adaptez votre communication avec tact, clarté et justesse selon les interlocuteurs
- Maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral

Ce serait fantastique si vous aviez aussi :

- Une expérience dans un environnement tech, SaaS ou scale-up orienté business (Sales, Go-to-market, Growth)
- Une expérience dans la coordination de projets transverses ou d'initiatives stratégiques (PMO)
- Une appétence pour améliorer les process et structurer des modes de fonctionnement au service de la performance collective

Notre offre

- Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100 % par Doctolib pour les employés et leurs enfants
- 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an (hors équipes Customer Care)
- Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care
- 10 jours par an de télétravail à l’étranger possible
- Des tickets restaurant d'une valeur de 8,50 € par jour, dont 4,50 € pris en charge par Doctolib
- Un programme d'intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques)
- Une subvention du comité d’entreprise pour le remboursement d'une partie de l'inscription à un club de sport ou à une activité créative
- Un remboursement à 50 % de l'abonnement aux transports en commun
- Un mois de congé supplémentaire au congé parental légal grâce au programme "Parent Care"
- Pour les salariés en situation de handicap ou proches aidants, un package comprenant une adaptation du télétravail, des jours d'absence autorisée payés pour les rendez-vous médicaux et un soutien psychologique renforcé
- Aide au déménagement en cas de mobilité internationale

Le processus de recrutement

- Premier entretien avec les équipes de recrutement
- Deuxième entretien avec la Manager des équipes Executive Assistant
- Cas pratique avec la Manager et une leader de l’équipe Business
- Une rencontre avec le MD France
- Au minimum deux prises référence

Détails du poste

- CDI
- Temps Plein
- Lieu de Travail: Levallois-Perret
- Prise de poste: dès que possible
- Rémunération : fixe et variable sur objectifs (à définir selon profil)
- Ce poste est éligible au télétravail partiel (2 jours/ semaine)

Chez Doctolib, nous sommes convaincus que nous devons améliorer la santé pour tout le monde. Cela se reflète dans notre processus de recrutement. Nous évaluons les candidatures uniquement sur la base des qualifications et de la motivation, sans aucune forme de discrimination. Plus les idées sont diverses, plus notre produit améliorera véritablement la santé pour tout le monde. Vous pouvez postuler chez Doctolib, quel que soit votre genre, religion, âge, orientation sexuelle, origine ethnique ou handicap. Afin de garantir l'égalité des chances, nous vous invitons à exclure les informations personnelles (par exemple : photos, âgé) de vos candidatures. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers, merci de nous en informer pour que nous puissions adapter le processus de recrutement. Rejoignez-nous pour construire la santé dont nous rêvons tous ! Toutes les informations fournies sont traitées par Doctolib pour la gestion des candidatures. Pour plus de détails sur le traitement des données, cliquez [ici](https://doctolib.legal/B2C-Privacy-Policy-Career-FR). Veuillez contacter hr.dataprivacy(at)doctolib.com pour toute question ou pour exercer vos droits.

## About Doctolib

## Company Overview
- **One-liner**: Doctolib builds digital healthcare solutions for health professionals and patients, including appointment booking, telemedicine, EHR, and AI-powered clinical assistants.
- **Entity Type**: Private (Series E; $816M total funding)
- **Headquarters**: Levallois‑Perret, France
- **Founded**: 2013
- **Founders**: Not publicly listed (the company was founded by a team including Stanislas Niox‑Chateau, but the profile attributes it to a founding group; official sources do not emphasise individual founder names – likely Roman Schué, Stanislas Niox‑Chateau, and others)

## Core Business
- **Primary industry**: Healthcare Technology / Healthtech
- **Target customers**: B2B (healthcare professionals, hospitals, clinics) and B2C (patients); primary markets in France, Germany, Italy, and the Netherlands
- **Mission/purpose**: “Build together the healthcare we all dream of” – a purpose‑driven company (société à mission) with seven social objectives including improving care teams’ quality of life, facilitating access to care, and developing prevention.

## Products & Services
- **Appointment Booking & Calendar Management**: 24/7 online booking, waitlist, reminders, delays, and calendar optimisation. Used by 420,000+ health professionals and 90M+ patients.
- **Clinical & Financial Suite (EHR)**: Electronic health records, document management, secure messaging, prescribing, billing engine, and insurance processing. Includes “Doctolib Médecin” for GPs and “Doctolib Kiné” for physiotherapists.
- **AI Assistants**:  
  - *AI Consultation Assistant*: Real‑time structured transcription and documentation (supported 5M consultations).  
  - *AI Phone Assistant*: Handles booking and patient messaging 24/7.  
  - *AI Health Assistant* (in Health Companion): Answers health questions, provides coaching, and guides care journeys.
- **Health Companion**: Patient app for prevention campaigns, early detection, personalised guidance, video consultations, and care‑journey tracking.
- **Practice Efficiency & Patient Acquisition**: Tools for patient base management, recalls/notifications, practice analytics, CRM integrations, and marketing visibility.
- **Cooperative Care (Siilo)**: Secure messaging, case management, and referral platform enabling care coordination across professionals (merger with Siilo in 2023).
- **Financial Solutions**: Simplifies complex billing and insurance workflows for healthcare professionals.
- **Tailor‑made Service & Advisory**: Custom support and advisory for healthcare institutions.

## Market Standing
- **Valuation/Market Cap**: Not publicly disclosed (private company; total funding $816M)
- **Key Metric**: Annual Revenue ~€257.6M (most recent available). Total funding $816M (Series E of $170.3M led by General Atlantic in March 2019, with prior rounds from Accel, Eurazeo, Bpifrance, etc.)
- **Notable Investors/Partners**: General Atlantic, Accel, Eurazeo, Bpifrance, and others. Partners include public hospitals (AP‑HP) and the French government (vaccination campaign support).
- **Growth Signals**:  
  - 90M+ patients and 420,000+ health professionals across Europe.  
  - 2,900+ employees (up from 2,618 reported earlier).  
  - Tech & Product team of 900+ engineers.  
  - 15M online appointments booked per month in France alone, half outside office hours.  
  - B Corp certification (goal achieved by 2024).  
  - Expansion into Italy (2021) and Netherlands (via Siilo merger 2023).  
  - AI adoption: AI Consultation Assistant supporting 5M consultations.

## Competitive Advantages
- **Deep Healthcare Specialisation**: Over a decade of domain expertise; solutions meet highest clinical standards (ISO 27001, HDS certified).
- **Localised Approach**: Products adapted to each country’s regulations, languages, and specialties while maintaining a unified platform.
- **Ecosystem Lock‑in**: Integrated suite covering scheduling, EHR, billing, telemedicine, AI, and care coordination – creating a one‑stop shop for professionals.
- **Scale & Network Effects**: Large patient base (80–90M) drives adoption by professionals, which in turn attracts more patients.
- **AI‑First Innovation**: Research lab partnered with top tech and clinical institutions; deploying AI for documentation, decision support, and patient engagement.
- **Purpose & Trust**: Certified B Corp and French “société à mission” with annual independent audits, reinforcing trust with users and regulators.

## Strategic Focus
- **AI‐Powered Efficiency**: Scaling AI assistants to reduce administrative burden (targeting 4.5 hours saved per week per GP).  
- **International Expansion**: Deepening footprint in Germany, Italy, and the Netherlands while maintaining leadership in France.  
- **Real‑World Impact**: Focus on prevention, early detection, and continuous care (Health Companion).  
- **Platform Consolidation**: Integrating care cooperation (Siilo) and financial solutions to create a seamless end‑to‑end experience.  
- **Talent & Culture**: Growing tech team, investing in AI research, and reinforcing mission‑driven culture to attract top engineering and product talent.

## Why Work Here
- **Purpose & Mission**: B Corp certified, purpose‑driven company with a clear social impact (improving healthcare access and quality of life for care teams).  
- **Tech Scale & Challenge**: Build platform used by millions, work with 900+ tech peers on cloud‑native (AWS), mobile, AI, and security at scale.  
- **Learning & Development**: Doctolib Academy for onboarding; continuous training in AI tools, soft skills, and leadership; transparent internal mobility.  
- **Benefits**:  
  - Health insurance 100% paid for you and children.  
  - 25 vacation days + up to 14 RTT days/year.  
  - Parent Care Program: one additional month of leave beyond legal parental leave.  
  - Free mental health coaching via Moka.care.  
  - Gym (on‑site in Paris) with group classes.  
  - Flexible workplace: hybrid or office‑based; work from EU/UK up to 10 days/year.  
  - Subsidised sports/creative class membership.  
  - Lunch vouchers (Swile card).  
  - Solidarity Days (2 days/year for health charities).  
- **Work Environment**: Transparent internal mobility, support for new managers, diversity & inclusion initiatives, and a strong emphasis on collaboration with healthcare professionals.  
- **Locations**: Paris, Nantes, Berlin, Milan, Amsterdam, and other EU cities.

## Sources
1. [careers.doctolib.com](https://careers.doctolib.com/) – Careers page with benefits, culture, and product descriptions.
2. [linkedin.com/company/doctolib](https://www.linkedin.com/company/doctolib) – Company details, financials, workforce, and reviews.
3. [careers.doctolib.com/tech-doctolib/](https://careers.doctolib.com/tech-doctolib/) – Tech team overview, AI and product details.
4. [media.doctolib.com](https://media.doctolib.com/image/upload/mkg/file/impact_report_en_digital.pdf) – 2024 Impact Report with detailed mission, impact metrics, and business model.

## Other roles at Doctolib

- [Lead Product Manager - Patient Data Collection (x/f/m)](https://feeny.ai/job/lead-product-manager-patient-data-collection-x-f-m-doctolib-paris-5v42gk6fz7x2) — Paris, France
- [Platform Security Engineer (x/f/m)](https://feeny.ai/job/platform-security-engineer-x-f-m-doctolib-paris-vgz413s0hyyn) — Paris, France
- [Sales Executive im Außendienst (x/f/m)](https://feeny.ai/job/sales-executive-im-au-endienst-x-f-m-doctolib-wuppertal-18nbesx525nv) — Wuppertal, Germany
- [Product Support Manager  (x/f/m)](https://feeny.ai/job/product-support-manager-x-f-m-doctolib-nantes-vc38cb3kw9qe) — Nantes, France
- [CDD - Accounts Payable / AP Senior Analyst (x/f/m)](https://feeny.ai/job/cdd-accounts-payable-ap-senior-analyst-x-f-m-doctolib-paris-0jgprxndx0pp) — Paris, France
- [Software Engineer - Java (x/f/m)](https://feeny.ai/job/software-engineer-java-x-f-m-doctolib-bologna-snj35p7bmf6p) — Bologna, Italy
- [Software Engineer - Java (x/f/m)](https://feeny.ai/job/software-engineer-java-x-f-m-doctolib-milan-pzp8bx3mspse) — Milan, Italy
- [Sales Manager (x/f/m)](https://feeny.ai/job/sales-manager-x-f-m-doctolib-osnabruck-5606feped6em) — Osnabrück, Germany
- [Senior Lead Product Strategy (x/f/m)](https://feeny.ai/job/senior-lead-product-strategy-x-f-m-doctolib-berlin-bfrxw43df99q) — Berlin, Germany
- [Senior AI Specialist (Operations) (x/f/m)](https://feeny.ai/job/senior-ai-specialist-operations-x-f-m-doctolib-berlin-3sst6s4dtevp) — Berlin, Germany