--- title: 'Front Office Coordinator / Guest Service Agent (m/w/d) at Helsing' canonical: 'https://feeny.ai/job/front-office-coordinator-guest-service-agent-m-w-d-helsing-munich-0zyhmhdtsa1t' type: 'job' last_seen: '2026-10-14' --- # Front Office Coordinator / Guest Service Agent (m/w/d) at Helsing - **Company:** Helsing - **Location:** Munich, Germany - **Posted:** 2026-10-06 - **Last confirmed live:** 2026-10-14 - **Apply:** https://helsing.ai/jobs/4998730101?gh_jid=4998730101 ## Job description Wer wir sind Helsing ist ein Unternehmen im Bereich der Verteidigungs-KI. Unsere Mission ist es, unsere Demokratien zu schützen. Wir streben technologische Führungsrolle an, damit offene Gesellschaften weiterhin souveräne Entscheidungen treffen und ihre ethischen Standards selbst bestimmen können. Als Demokratien sehen wir uns in der besonderen Verantwortung, die Entwicklung und den Einsatz leistungsfähiger Technologien wie KI sorgfältig zu prüfen. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst. Wir sind ein ambitioniertes und engagiertes Team aus Ingenieuren, KI-Spezialisten und kundenorientierten Programmmanagern. Wir suchen Menschen, die sich für unsere Mission begeistern, um unsere europäischen Teams zu verstärken – und ihre Fähigkeiten zur Lösung der komplexesten und folgenreichsten Probleme einzusetzen. Wir pflegen eine offene und transparente Kultur, die konstruktive Debatten über den Einsatz von Technologie im Verteidigungsbereich, ihre Vorteile und ihre ethischen Implikationen ausdrücklich begrüßt. Die Position Du bist die erste Person, die unsere Besucher:innen kennenlernen, und diejenige, die dafür sorgt, dass unser Büro Tag für Tag reibungslos läuft. Im Workplace-Team empfängst du Gäste, Kund:innen und Kandidat:innen, verwaltest Besucherzugänge und Sicherheitsausweise und sorgst dafür, dass Meetings pünktlich im richtigen Raum beginnen. Du kümmerst dich um Post, Lieferungen und den Fuhrpark des Unternehmens und unterstützt das gesamte Team bei den administrativen Aufgaben, die einen geschäftigen Standort ruhig und funktionsfähig halten. Es ist eine Rolle mit echter Verantwortung: Die Qualität der ersten Stunde eines Besuchers bei Helsing und der reibungslose Arbeitsalltag aller anderen liegen in deinen Händen. Die täglichen Aufgaben - Begrüße und betreue Besucher:innen, Kund:innen und Kandidat:innen vom Check-in über die Registrierung bis zum Besucherausweis, sodass jeder Gast innerhalb weniger Minuten nach Ankunft angemeldet, eingewiesen und versorgt ist - Koordiniere Besprechungsräume, Kalender und Bewirtung für Interviews, Kundenbesuche und Führungsrunden und löse Terminüberschneidungen, bevor sie zum Problem werden - Betreue den Empfangsbereich als ersten Zugang zum Büro und halte Zugangsprozesse, Anmeldeprotokolle und Sicherheitsausweise korrekt und jederzeit prüfungsbereit - Verwalte ein- und ausgehende Post, Kurierdienste und Lieferungen und leite vertrauliche sowie zeitkritische Sendungen noch am selben Tag an das richtige Team weiter - Administriere den Fuhrpark des Unternehmens von Buchungen über Wartung bis hin zur Dokumentation, damit Fahrzeuge verfügbar, vorschriftsgemäß und fahrtüchtig sind, wenn Kolleg:innen sie benötigen Du solltest dich bewerben, wenn du - bereits Gäste in einem Empfangs-, Hospitality- oder Front-of-House-Umfeld willkommen geheißen und betreut hast - klar und herzlich auf fließendem Deutsch und Englisch kommunizierst – persönlich, am Telefon und schriftlich - konkurrierende Prioritäten gelassen organisierst, von Raumbuchungen bis zu Lieferungen, ohne dabei den Überblick zu verlieren - vertrauliche Informationen und Zugangsprozesse mit Diskretion und Sorgfalt behandelst - Verantwortung für deine Arbeit übernimmst und dich schnell in neue Systeme und Prozesse einarbeitest Hinweis: Wir sind in einer Branche tätig, in der Frauen sowie andere Minderheitengruppen systematisch unterrepräsentiert sind. Wir ermutigen dich, dich auch dann zu bewerben, wenn du nicht alle genannten Qualifikationen erfüllst – Fähigkeiten und Wirkung lassen sich nicht in wenigen Stichpunkten zusammenfassen. ## Nice to Have - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Hotelfach, bzw. eine vergleichbare praktische Grundlage im Hospitality-Bereich - Erfahrung mit Besuchermanagement-, Zutrittskontroll- oder Fuhrparkverwaltungssystemen in einem sicherheitssensiblen Umfeld Komm zu Helsing und arbeite mit weltweit führenden Expertinnen auf ihrem jeweiligen Gebiet - Die Arbeit bei Helsing ist wichtig. Du leistest einen direkten Beitrag zum Schutz demokratischer Länder und berücksichtigst dabei sowohl ethische als auch geopolitische Belange - Die Arbeit ist einzigartig. Wir sind in einem Bereich tätig, der äußerst ungewöhnliche technische Anforderungen und Einschränkungen mit sich bringt und in dem Robustheit, Sicherheit und ethische Überlegungen von entscheidender Bedeutung sind. Du wirst vor einzigartigen Herausforderungen in den Bereichen Ingenieurwesen und KI stehen, die einen bedeutenden Einfluss auf die Welt haben - Unsere Arbeit führt uns häufig bis an die Spitze des Stands der Technik, sei es im Bereich des verstärkenden Lernens, verteilter Systeme, generativer KI oder der Bereitstellungsinfrastruktur. Die Verteidigungsindustrie steht vor der spannendsten Phase ihrer technologischen Entwicklungskurve. Fortschritte in unserem Fachgebiet sind nicht inkrementell: Helsing ist Teil historischer Sprünge nach vorne und oft sogar deren Vorreiter - In unserem Bereich ist Erfolg eine Frage von Verbesserungen um ganze Größenordnungen und neuartigen Fähigkeiten. Das bedeutet, dass wir Risiken eingehen, hohe Ziele anstreben und uns auf große Chancen konzentrieren. Obwohl Helsing ein relativ junges Unternehmen ist, wurde es bereits für mehrere bedeutende Regierungsaufträge ausgewählt - Wir fördern intern aktiv eine gesunde, proaktive und vielfältige Debatte darüber, was wir tun und wie wir es tun. Teams und einzelne Ingenieure genießen das Vertrauen (und werden ermutigt), verantwortungsvolle Eigenständigkeit und kritisches Denken zu praktizieren und sich auf Ergebnisse statt auf Konformität zu konzentrieren. Bei Helsing hast du Mitspracherecht dabei, wie wir (und du!) arbeiten, die Möglichkeit, sich mit dem auseinanderzusetzen, was funktioniert und was nicht, und Verantwortung für Aspekte unserer Kultur zu übernehmen, die dir besonders am Herzen liegen Unser Angebot - Wettbewerbsfähiges Gehalt und VSOP-Optionen - Umzugsunterstützung: bis zu 2.500 € und 4 Wochen vorübergehende Unterkunft - Weiterbildung: jährliche Zulage in Höhe von 500 € - Gesundheit & Wohlbefinden: Fitnessstudio-Mitgliedschaft und Unterstützung bei psychischen Problemen (Nilo.health) - Soziales: Regelmäßige Firmenveranstaltungen und monatliche Sozialzulagen - Erweiterter Elternurlaub: 22 Wochen voll bezahlt für Hauptbetreuungspersonen und 6 Wochen für Zweitbetreuungspersonen. - Familienunterstützung: 5 Tage bezahlter Familiennotfallurlaub, 100 %ige Remote-Arbeitsmöglichkeit während der Schwangerschaft und schrittweise Rückkehr an den Arbeitsplatz Dies sind die Kernleistungen an allen Standorten; an bestimmten Standorten können zusätzliche Leistungen angeboten werden. Helsing ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir setzen uns für Chancengleichheit bei der Beschäftigung ein, unabhängig von ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Alter, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität. Bitte reicht keine personenbezogenen Daten ein, aus denen deine ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Daten zu deiner Gesundheit oder Daten zu deiner sexuellen Orientierung hervorgehen. Helsing's Candidate Privacy and Confidentiality Regime can be found [here](https://helsing.ai/candidate-privacy-and-confidentiality-regime/). ## About Helsing ## Company Overview - **One-liner**: Helsing builds artificial intelligence-driven autonomous systems and defense hardware to protect democratic nations, integrating airborne, maritime, and electronic warfare capabilities. - **Entity Type**: Private (Series D in progress, May 2026) - **Headquarters**: Munich, Germany - **Founded**: 2021 - **Founders**: Torsten Reil, Gundbert Scherf, Niklas Köhler ## Core Business - Primary industry: Defense technology, artificial intelligence, autonomous systems - Target customers: NATO-aligned governments, defense ministries, and allied militaries (B2G) - Mission: "Protect our democracies" – using software and AI to enhance battlefield decision-making, precision engagement, and national security ## Products & Services - **HX-2**: AI-enabled strike drone, mass-manufactured in “Resilience Factories” (1,000+ per month) - **HF-1**: AI-powered electronic warfare system (autonomous combat aircraft for electronic attack) - **SG-1 Fathom**: Underwater autonomous glider for maritime surveillance and infrastructure protection - **Cirra**: AI for electronic warfare, already flight-tested (Feb 2026) - **CA-1 Europa**: Joint project with HENSOLDT for advanced electronic attack capabilities - **Altra**: Recce strike software for battlefield intelligence - **Centaur**: AI system for autonomous air dominance - **Lura**: Underwater autonomous mass system ## Market Standing - **Valuation**: Not disclosed (latest deal $1.2B in progress, May 2026) - **Total Funding**: ~$1.5B (Series D $694M in July 2025; Series C $489M in July 2024; Series B $222M in Sept 2023; Series A $119M in Nov 2021; Seed in Jan 2021) - **Key Investors**: Prima Materia (led Series A & D), General Catalyst (led Series B & C), plus 12 total investors - **Key Partners**: HENSOLDT, EURENCO, Grob Aircraft (subsidiary), Airbus Defence and Space (talent source) - **Growth Signals**: Headcount grew 78.4% YoY (515 employees per LinkedIn; PitchBook reports 900); second German Resilience Factory operational (Feb 2026); expanded to 17 countries; acquired HELSING LIMITED and Helsing Germany GmbH; 192 active job postings (June 2026) ## Competitive Advantages - **Full-stack defense AI**: Combines software, hardware, and mass manufacturing in-house, unlike traditional primes or pure software firms. - **Resilience Factories**: Proprietary high-volume production lines for drones (1,000 HX-2/month) with local supply chains, enabling rapid scaling. - **Ethical commitment**: Publicly emphasizes responsible AI deployment and democratic governance, differentiating from less transparent competitors. - **Pan-European footprint**: Offices in Munich, London, Paris, Berlin – drawing top talent from across Europe and the US, with strong ties to governments. ## Strategic Focus - Scaling autonomous systems across air, land, sea, and underwater domains. - Deepening partnerships with European defense ministries and industrial primes (e.g., HENSOLDT, EURENCO). - Expanding electronic warfare and AI-powered strike capabilities (e.g., CA-1 Europa, Cirra). - Recruiting heavily for AI research (RL, CV, foundation models, robotics), hardware engineering, and program management. ## Why Work Here - **Mission-driven**: Explicitly focused on protecting democratic values – attracts talent who want meaningful impact in defense. - **Culture**: Values include “move fast, act with conviction, do what’s right – even when it’s hard”; ground-up playbook, skeptical of conventional wisdom. - **Growth**: 78% YoY headcount growth, 192 open roles, and rapid internal advancement. - **Diverse team**: Combines software engineers, deep learning specialists, program managers from top companies (Palantir, Google, Amazon, BAE Systems, McKinsey). - **Locations**: Hybrid-friendly offices in Munich, London, Paris, Berlin; also remote or flexible for some roles. - **Perks**: Not explicitly listed, but significant investment in R&D and manufacturing suggests strong resources for tools and equipment. ## Sources 1. [helsing.ai](https://helsing.ai/) 2. [helsing.ai/careers](https://helsing.ai/careers) 3. [linkedin.com/company/helsing](https://www.linkedin.com/company/helsing) 4. [pitchbook.com/profiles/company/481513-60](https://pitchbook.com/profiles/company/481513-60) ## Other roles at Helsing - [Facility Coordinator](https://feeny.ai/job/facility-coordinator-helsing-munich-fg9e970yzstb) — Munich, Germany - [(Senior) Programme Manager - Military Exercises](https://feeny.ai/job/senior-programme-manager-military-exercises-helsing-munich-rjyzv1qh72ze) — Munich, Germany - [Senior Product Graphic Designer](https://feeny.ai/job/senior-product-graphic-designer-helsing-munich-fa2m455ww22c) — Munich, Germany - [Communications Intern](https://feeny.ai/job/communications-intern-helsing-paris-ms057mjegp1n) — Paris, France - [Programme Manager - Air Domain](https://feeny.ai/job/programme-manager-air-domain-helsing-london-wz4vk99n6w6r) — London, United Kingdom - [Product Manager – Perception & Sensor Fusion](https://feeny.ai/job/product-manager-perception-sensor-fusion-helsing-munich-7b23fka33amw) — Munich, Germany - [Lead Systems Engineer - LO Calculations & Supplier Parts](https://feeny.ai/job/lead-systems-engineer-lo-calculations-supplier-parts-helsing-munich-d6fewtkeprhs) — Munich, Germany - [Lead IT Engineer](https://feeny.ai/job/lead-it-engineer-helsing-munich-e8265kqb06mk) — Munich, Germany / Berlin, Germany / London, United Kingdom - [Procurement Project Manager – UK](https://feeny.ai/job/procurement-project-manager-uk-helsing-london-8kzgmjhb21ee) — London, United Kingdom - [Legal Counsel IT & Privacy](https://feeny.ai/job/legal-counsel-it-privacy-helsing-munich-x2gj6hbz0wy6) — Munich, Germany / Berlin, Germany